Por quanto tempo a OSC precisa guardar os documentos da parceria?

Dez anos, e o marco inicial não é o fim da parceria

O prazo de guarda está no parágrafo único do art. 68, e o detalhe que costuma passar batido é o marco inicial: ele não corre do término da vigência, nem da assinatura do termo, nem da decisão que aprovou as contas. Corre do dia útil subsequente ao da prestação de contas.

Lei 13.019 · art. 68, parágrafo único

Durante o prazo de 10 (dez) anos, contado do dia útil subsequente ao da prestação de contas, a entidade deve manter em seu arquivo os documentos originais que compõem a prestação de contas.

O dever é da entidade e recai sobre o original. A lei fala em manter “em seu arquivo”: a guarda é da organização, não da administração pública, e continua depois de a parceria terminar, depois de o parecer sair e mesmo depois de as contas serem aprovadas.

O que se guarda

A lei não publica uma lista de documentos de guarda. Ela define o conjunto por referência: os documentos originais que compõem a prestação de contas. Quem monta essa lista, portanto, é a própria prestação apresentada — e a composição dela vem de três lugares. Do art. 66, os relatórios: o de execução do objeto e, na hipótese em que é exigido, o de execução financeira. Do plano de trabalho, os documentos que ele previu. E do instrumento da parceria, os prazos e as normas de elaboração de que trata o art. 63.

Na prática isso significa que o que entrou na prestação de contas tem de existir em original no arquivo da entidade — inclusive o que sustenta os rendimentos de ativos financeiros, que estão sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidas para os recursos transferidos (art. 51, parágrafo único).

Há uma razão concreta para guardar bem: é cláusula essencial da parceria o livre acesso dos agentes da administração pública, do controle interno e do Tribunal de Contas correspondente aos processos, aos documentos e às informações relacionadas ao termo, bem como aos locais de execução do objeto (art. 42, XV). O pedido pode chegar anos depois.

Enviar pela plataforma não é descartar o original

O caput do art. 68 equipara ao original, para efeitos de prestação de contas, o documento que a entidade incluiu na plataforma eletrônica — com uma condição técnica expressa.

Lei 13.019 · art. 68, caput

Os documentos incluídos pela entidade na plataforma eletrônica prevista no art. 65, desde que possuam garantia da origem e de seu signatário por certificação digital, serão considerados originais para os efeitos de prestação de contas.

Repare no que o caput diz e no que ele não diz. Ele equipara o documento enviado ao original para os efeitos de prestação de contas; não revoga o parágrafo único, que vem logo em seguida e manda manter os originais em arquivo por dez anos. A lei é silente sobre a hipótese de o envio certificado dispensar a guarda — e, entre uma dispensa que o texto não escreveu e um dever que ele escreveu, quem arquiva responde pelo segundo.

Vale lembrar que a própria plataforma pode não estar em uso: os municípios de até cem mil habitantes estão autorizados a efetivar a prestação de contas e os atos dela decorrentes sem utilização da plataforma eletrônica do art. 65, até que o sistema do art. 81 seja adaptado (art. 81-A, II). Nessa situação, o arquivo da entidade é o único lugar onde o documento existe.

Quando há contas a cada exercício

Parceria com duração superior a um ano tem prestação de contas ao fim de cada exercício (art. 67, § 2º), além da prestação final. O parágrafo único do art. 68 fala em “a prestação de contas”, no singular, e não resolve se cada conjunto anual inicia a sua própria contagem ou se todos seguem a data da última. A lei é silente nesse ponto.

O que o texto permite afirmar com segurança é o piso: nenhum documento pode ser descartado antes de dez anos contados do dia útil seguinte à prestação de contas em que ele entrou. Contar tudo a partir da prestação mais recente é a leitura que nunca fica aquém desse piso.

Guardar não é o mesmo que apresentar

São dois deveres com prazos diferentes, e confundi-los custa caro nos dois sentidos. O prazo para apresentar as contas e o prazo que a administração tem para apreciá-las estão tratados em qual é o prazo da prestação de contas. O prazo de guarda do art. 68 só começa depois que o primeiro se cumpriu — e sobrevive à conclusão do segundo.

O que o decreto do seu ente pode mudar — e o que não pode

O decreto ou regulamento local pode organizar a forma da guarda: como o arquivo se estrutura, como a entidade demonstra que o documento existe, como se dá o acesso do controle, que rotina de digitalização acompanha o envio pela plataforma. Pode também estabelecer procedimentos simplificados para a prestação de contas, que a lei expressamente lhe remete (art. 63, § 3º), e com isso reduzir o volume do que passa a compor a prestação — o que reduz, por consequência, o que precisa ser guardado.

O que o decreto não pode é encurtar os dez anos nem mudar o marco inicial fixado em lei. Também não pode transferir a guarda para a administração pública: o parágrafo único do art. 68 põe o dever na entidade, e um ato local que o deslocasse deixaria o arquivo sem responsável no dia em que o Tribunal de Contas perguntar. Sobre prazo local mais longo a lei é silente: ela não fixa teto de conservação nem autoriza expressamente o ente a alongá-lo — o que ela fixa é o piso de dez anos.